Em laboratórios, a qualidade dos resultados depende de uma cadeia de ações que começa na coleta da amostra e vai até a entrega do relatório final.

Pequenos erros, muitas vezes sutis, podem comprometer a confiabilidade dos dados, impactando decisões clínicas, pesquisas e programas de controle de qualidade.

Este conteúdo apresenta uma visão prática em formato de lista sobre os erros mais comuns que comprometem a qualidade dos resultados laboratoriais e, principalmente, as ações acionáveis para evitar cada armadilha.

Vamos discutir desde o preparo de amostras, calibração de equipamentos, gestão de reagentes, até a interpretação de resultados e comunicação com o solicitante.

A ideia é oferecer insights realistas para equipes de nível intermediário atuando em bancada, clínica e diagnóstico.

Ao aplicar as recomendações, o laboratório reforça o controle de qualidade e reduz retrabalho, desvios e retrabalho.

As práticas permanecem atualizadas até 2025, com foco em rastreabilidade, padronização de procedimentos e melhoria contínua.

Prepare-se para transformar conhecimento em ações do dia a dia, com linguagem técnica, porém direta e aplicável.

Erros comuns de preparo e manejo de amostras que comprometem a qualidade dos resultados laboratoriais

Erro #1: Coleta inadequada da amostra

A coleta inadequada de amostra é responsável por variação significativa entre preparações e pode distorcer resultados essenciais.

Para evitar, estabeleça e siga procedimentos operacionais padrão para cada tipo de amostra.

Garanta o uso correto de materiais estéreis, tempo adequado de coleta e higienização das áreas de coleta.

• Treinamento específico para equipes de coleta com checagem de conformidade ao final de cada turno.
• Utilizar etiquetas claras, com identificação de paciente, tipo de amostra e data/hora.
• Adotar critérios de aceitabilidade da amostra antes de encaminhá-la ao laboratório.

Erro #2: Transporte e armazenamento inadequados

O transporte inadequado pode introduzir variações que afetam estabilidade, temperatura e integridade da amostra.

Defina rotas, prazos e condições ideais de guarda (temperatura, tempo, proteção contra choques) para cada tipo de amostra.

Implante monitoramento de cadeia de frio e registre a temperatura durante o transporte.

• Use embalagens apropriadas que mantêm a amostra estável até a chegada ao laboratório.
• Garanta validação de condições de transporte com sensores de temperatura.
• Revise periodicamente os planos de transporte para adequação a novas exigências.

Erro #3: Identificação incorreta e mistura de lotes

A identificação incorreta de amostras e a mistura de lotes podem levar a resultados atribuídos a pacientes errados ou a reagentes equivocados.

Implemente verificação dupla na recepção, com leitura de código de barras e confirmação verbal com a equipe de bancada.

Mantenha um fluxo de amostras que minimize o cruzamento de lotes e garanta rastreabilidade completa.

• Cadastre códigos únicos para cada amostra e ligue-os ao pedido de exame.
• Realize checagens aleatórias de qualidade em amostras recebidas diariamente.
• Documente desvios de identificação e trate-os com ações corretivas imediatas.

Falhas de calibração e manutenção de equipamentos: impacto direto nos resultados

Erro #1: Calibração não documentada

A calibração sem registro cria lacunas de rastreabilidade e dificulta a auditoria de resultados.

Adote um regime de calibração com registro eletrônico, incluindo data, responsável e padrões utilizados.

Crie uma rotina de verificação periódica para confirmar que os instrumentos continuam dentro de especificação.

• Guarde certificados de calibração e mantenha agenda de revisões.
• Utilize padrões primários e lotes controlados para cada série de calibração.
• Implemente alertas automáticos para calibração próxima do vencimento.

Erro #2: Sensores e consumíveis vencidos

Consumíveis vencidos ou sensores com vida útil comprometida geram leituras imprecisas e resultados indevidos.

Faça o acompanhamento de validade de consumíveis e substitua itens críticos antes que expirem.

Estabeleça uma política de reposição com estoque mínimo, verificação de validade e verificação funcional.

• Rotina de checagem de validade nos itens de uso diário.
• Armazenamento adequado para preservar a integridade de reagentes e sensores.
• Rastreamento de lotes de consumíveis para facilitar rastreabilidade.

Erro #3: Falta de rotina de verificação de desempenho

Sem verificação de desempenho, uma falha menor pode passar despercebida até afetar resultados críticos.

Implemente controles de desempenho com frequência definida (diária/ semanal) para manter a confiabilidade.

Documente os resultados de verificação e ações corretivas quando necessário.

• Aplicar controles de qualidade de método para monitorar desempenho ao longo do tempo.
• Conduzir auditorias internas periódicas para confirmar conformidade com os padrões.
• Comunicar rapidamente desvios à equipe para ação imediata.

Problemas de reagentes, soluções e consumíveis

Erro #1: Reagentes fora do prazo de validade

Reagentes vencidos comprometem reprodutibilidade e precisão dos ensaios.

Controle o estoque com rotação FIFO (first in, first out) e verificação de validade na entrada e na saída.

Realize lotes de verificação periódicos para confirmar integridade e compatibilidade com métodos estabelecidos.

• Rotas de recebimento com checagem de validade e especificação do fabricante.
• Armazenamento adequado para manter estabilidade química.
• Procedimentos de descarte seguro de reagentes vencidos.

Erro #2: Armazenamento inadequado de reagentes

Condições inadequadas de armazenamento alteram propriedades químicas e afetaram resultados.

Defina requisitos de temperatura, umidade e proteção contra luz para cada categoria de reagente.

Monitore o ambiente com sensores e registre variações para tomada de decisão rápida.

• Etiquetagem clara com datas de validade e condições de armazenamento.
• Rotina de inspeção visual para detectar sinais de deterioração.
• Procedimentos de substituição e descarte conforme normas técnicas.

Erro #3: Problemas com cadeia de fornecimento

A dependência de fornecedores e atrasos criam interrupções críticas na operação do laboratório.

Estabeleça contratos comSLAs claros, estoque de reserva e alternativas de fornecedores para reagentes críticos.

Implemente avaliações de qualidade de recebimento para cada lote recebido.

• Avaliar qualitativamente a performance de novos lotes antes de uso clínico.
• Manter contato próximo com fornecedores para notificações de recall.
• Documentar desvios de qualidade e ações corretivas com responsabilidade definida.

Processos de controle de qualidade e validação de métodos

Erro #1: Ausência de controles positivos/negativos

Controles inadequados deixam lacunas na evidência de que o método está funcionando corretamente.

Inclua controles positivos e negativos em cada execução e registre os resultados de cada lote.

Use critérios objetivos para aceitar ou rejeitar os ensaios com base nesses controles.

• Definir limites de aceitabilidade com base em validação de método.
• Auditar periodicamente o desempenho de controles para manter confiabilidade.
• Treinar equipes para interpretar corretamente os controles sem ambiguidade.

Erro #2: Falta de revalidação de métodos

Mudanças em reagentes, instrumentação ou condições operacionais exigem revalidação de métodos para manter conformidade.

Programe revisões de método com base em mudanças relevantes no fluxo de trabalho.

Documente resultados e aprovações para manter trilha de auditoria.

• Estabelecer um ciclo de validação com datas e responsáveis.
• Rever limites de desempenho após alterações significativas.
• Compartilhar relatórios de validação com a equipe para transparência.

Erro #3: Falha na rastreabilidade de lotes

A rastreabilidade de lotes é crítica para investigações de desvios e recalls.

Implemente um sistema de rastreabilidade robusto desde a aquisição até o relatório.

Assegure que cada amostra e cada reagente estejam atrelados a números de lote e datas.

• Use registros eletrônicos com ligação entre itens e resultados.
• Realize auditorias regulares para confirmar a consistência entre lotes e resultados.
• Crie planos de recall prontos para acionamento rápido, se necessário.

Para referências, alinhe-se às diretrizes de qualidade reconhecidas, como ISO 15189, que enfatizam a importância da controle de qualidade laboratorio e da rastreabilidade completa em processos laboratoriais.

Consulte fontes oficiais para orientação atualizada: ISO 15189.

Gestão de dados, registro e relatório de resultados

Erro #1: Interpretação subjetiva sem critérios claros

A interpretação sem critérios objetivos aumenta a variabilidade entre resultados e relatórios.

Defina diretrizes de interpretação com base em padrões de método e validação de ensaios.

Estimule revisões cruzadas entre profissionais para reduzir vieses.

• Crie templates de relatório com campos obrigatórios para reduzir omissões.
• Defina critérios de decisão com base em limites de referência bem estabelecidos.
• Implemente dupla leitura para resultados complexos.

Erro #2: Relatório incompleto ou pouco claro

Relatórios ambíguos dificultam a tomada de decisão por parte do solicitante.

Inclua informações essenciais: método utilizado, limitações, unidades, referências e data de emissão.

Padronize linguagem e grafias para consistência entre equipes e entre laboratórios.

• Utilize tabelas simples para apresentar resultados quando apropriado.
• Garanta que o relatório contenha dados de rastreabilidade (número de lote, data, responsável).
• Revise o texto final para eliminar ambiguidades antes da entrega.

Erro #3: Falha na confidencialidade e custódia de dados

Problemas de privacidade e custódia de dados comprometem a confiança do solicitante e a conformidade regulatória.

Implemente políticas de acesso, logs de auditoria e criptografia de dados sensíveis.

Treine a equipe sobre boas práticas de proteção de dados e confidencialidade.

• Defina níveis de acesso com base em funções e necessidades operacionais.
• Faça backup regular dos dados e teste a restauração.
• Documente todas as transferências de dados com rastreabilidade.

Treinamento, comunicação e cultura de qualidade na equipe

Erro #1: Falta de treinamento contínuo

A ausência de treinamento contínuo leva à repetição de falhas e queda de desempenho.

Implemente programas de formação periódicos com atualização de conteúdos e avaliações práticas.

Inclua simulações de incidentes para reforçar a resposta a desvios.

• Plano anual de treinamentos para cada área do laboratório.
• Avaliações de competência com critérios objetivos.
• Feedback estruturado para promover melhoria contínua.

Erro #2: Comunicação ineficaz entre equipes

A comunicação deficiente aumenta o tempo de resolução de problemas e risco de erros.

Estabeleça rituais de comunicação clara entre recebimento, bancada, controle de qualidade e gestão.

Use briefing rápidos no início de cada turno e registros de decisões importantes.

• Checklists de passagem de turno com pontos críticos.
• Reuniões curtas de alinhamento para prioridades diárias.
• Canal formal para discussão de desvios e ações corretivas.

Erro #3: Cultura de qualidade insuficiente

Sem uma cultura de qualidade, ações corretivas podem ser adiadas ou ignoradas.

Promova liderança pelo exemplo, reconhecimento de boas práticas e responsabilização.

Incentive a participação de toda a equipe em melhorias de processo.

• Indicadores de desempenho de qualidade visíveis na área de trabalho.
• Espaços para sugestões de melhoria com feedback público.
• Programas de reconhecimento de equipes que atingem metas de qualidade.

Próximos Passos Estratégicos

Para elevar a qualidade dos resultados laboratoriais de forma sustentável, concentre-se em três pilares: governança, prática diária e aprendizagem organizacional.

Em governança, estabeleça políticas claras de controle de qualidade, rastreabilidade e documentação, com revisões trimestrais por comitê técnico.

Em prática diária, implemente checklists, canais de comunicação eficientes e treinamentos contínuos que submetam as equipes a situações reais de laboratório.

Em aprendizagem, promova uma cultura de melhoria contínua por meio de análises de incidentes, feedback construtivo e compartilhamento de melhores práticas entre setores.

Como próximo passo, recomendo que a equipe avalie este conteúdo e selecione 2 a 3 ações de alto impacto para implementação nas próximas 30 dias.

Considere iniciar com a controle de qualidade e a rastreabilidade de lotes, expandindo gradualmente para treinamento contínuo e comunicação entre equipes.

Se desejar, posso ajudar a criar um checklist diário de conformidade, um plano de calibração com cronograma e modelos de relatórios padronizados para acelerar a adoção.